Bật mí phương pháp rèn luyện kĩ năng làm việc nhóm hiệu quả

Để tồn tại và phát triển trong một tập thể thống nhất, chúng ta cần học cách phối hợp với các thành viên khác. Điều này đòi hỏi bạn không chỉ biết cách giao tiếp mà còn phải nắm một số kĩ năng quan trọng khác để kết nối những thành viên, đưa đến hiệu quả làm việc cao nhất. 

1. TẠI SAO CHÚNG TA CẦN LÀM VIỆC NHÓM?

Làm việc nhóm (teamwork) sẽ đưa đến cho chúng ta những lợi ích vượt trội so với làm việc theo cá nhân đơn lẻ. Một số điều có thể nêu ra là:

• Hoàn thành mục tiêu chung của cả nhóm với phương châm 1 + 1 >2.
• Phát huy năng lực và thế mạnh của từng cá nhân, đẩy nhanh tiến độ công việc.
• Chia sẻ và học hỏi từ các thành viên khác những hiểu biết và phương pháp làm việc hiệu quả cao.
• Tạo dựng tinh thần đồng đội, kết nối các cá nhân đến gần nhau hơn.
• Nâng cao tư duy sáng tạo, tinh thần trách nhiệm và phát triển các kĩ năng mềm của mỗi thành viên như giao tiếp, trình bày, đặt câu hỏi...
• Phát triển tâm hồn và các cảm xúc tích cực cho tập thể. Đây sẽ là nơi các thành viên được là chính mình và khẳng định chính mình.

2. CÁC KĨ NĂNG CẦN THIẾT TRONG QUÁ TRÌNH LÀM VIỆC NHÓM

Để hợp tác với nhiều người cùng một lúc, bạn cần rèn luyện và học hỏi thêm các kĩ năng sau:

• Xây dựng vai trò của các thành viên: Điều cần thiết là phải tìm ra người đứng đầu. Họ sẽ là người biết quản trị nhóm để hướng tới mục tiêu chung. Việc xác định vai trò của các thành viên còn lại yêu cầu bạn biết cách đánh giá mục đích và khả năng từng người với đầu óc lý trí ở mức cao nhất.
• Lắng nghe và đánh giá: Bạn cần tiếp thu các ý kiến của mọi thành viên và nhận định theo quan điểm cá nhân. Tuy nhiên, lời phản hồi của bạn nên có tính khách quan với thái độ tích cực.
  

• Đặt vấn đề và cách giải quyết: Trước khi đưa ra bất kỳ ý kiến hay câu hỏi nào, mỗi thành viên cần TỰ HỎI MÌNH trước, đưa ra các phương án và lựa chọn phương án tốt nhất (việc này cần làm trước khi họp nhóm). Sau đó, hãy nêu ý kiến và cùng mọi người hoàn thiện vấn đề. Điều này tiết kiệm tối đa thời gian cho các cuộc họp nhóm và đem lại kết quả tốt nhất.
• Đặt câu hỏi: Kĩ năng này đòi hỏi các thành viên suy nghĩ để đưa ra những câu hỏi thông minh, mang tính chất TRỌNG TÂM. Chỉ nên đặt câu hỏi khi thực sự cần thiết thảo luận.Mọi ý kiến cần được ghi chép lên biểu đồ hoặc bảng viết để mọi người có thể nhìn thấy. Sau đó loại bỏ nhứng ý kiến bất hợp lý và lựa chọn những ý kiến khả thi.
  
• Thuyết phục người khác: Để bảo vệ ý kiến chính đáng của bản thân, mỗi thành viên cần có lý luận và bằng chứng thuyết phục cũng như cách trình bày ngắn gọn, dễ hiểu. Những ý kiến trái chiều cũng phải nhẹ nhàng, tế nhị để người bị phản biện dễ đồng thuận. 
• Xây dựng tinh thần đồng đội: Những thông tin chia sẻ, cá nhân tích cực nên được hoan nghênh. Luôn luôn giúp đỡ mọi người trên tinh thần "mình vì mọi người, mọi người vì mình" để đạt hiệu quả làm việc tối ưu.

3. BẮT ĐẦU NHƯ THẾ NÀO?

Khi đã hội tụ được một số các kĩ năng, bạn cần biết phối hợp chúng để đưa ra trình tự tiến hành làm việc nhóm đạt hiệu quả cao nhất. Các bước đầu tiên chúng ta cần phải làm bao gồm:

• Xây dựng ban quản trị: 1 đội nhóm bất kỳ muốn đi theo 1 hướng nào đó luôn cần có người dẫn hướng. Việc này yêu cầu các thành viên tích cực xung phong hoăc đề xuất trưởng nhóm, phó nhóm và thư ký. Những người này cần có những phẩm chất của 1 nhà lãnh đạo như quyết đoán, biết cách đánh giá và giao phó công việc, trách nhiệm, nhiệt huyết…
• Xác định mục tiêu: Sau khi đã có ban quản trị, chung ta cần thống nhất các mục tiêu. Trên cơ sở mục tiêu chung của cả nhóm cũng như mục tiêu riêng của từng cá nhân, ban quản trị sẽ đánh giá để phối hợp hài hòa các kết quả cần đạt được.

• Xác định kế hoạch: mỗi 1 mục đích cần có kế hoạch và thời gian hoàn thành khác nhau. Việc ghi rõ mục tiêu nhỏ và thời hạn thực hiện sẽ là động lực thúc đẩy các thành viên hành động.
• Phân công nhiệm vụ: Quá trình này yêu cầu mỗi thành viên nhận thức điểm mạnh yếu của bản thân để đảm nhiệm các công tác mình thành thạo. Việc chuyên môn hóa sẽ nâng cao hiệu suất và giúp các cá nhân thể hiện chính mình. Các thành viên khác sẽ được ban quản trị xem xét và trao quyền cho những công việc cụ thể. Có thể dưa ra các mức độ phần thưởng hoặc hình phạt để nâng cao trách nhiệm cho mỗi người.

4. NHỮNG VẤN ĐỀ GÌ THƯỜNG XUẤT HIỆN?

Trong quá trình làm việc nhóm, có rất nhiều sự cố ngoài ý muốn xảy ra do mỗi thành viên có 1 cá tính và quan điểm riêng. Chúng ta cần nhận diện chúng và đưa ra cách giải quyết tích cực nhất. Một số lỗi thường xuất hiện có thể là:

• Thiên về mặt tình cảm: Đây là vấn đề lớn nhất thường mắc phải của những dân tộc Á Đông và điển hình là Việt Nam. Những công việc đòi hỏi suy nghĩ và hành động lý trí cao để đạt được hiệu quả tối ưu lại thường gặp phải những rào cản của những mối quan hệ. Việc nể nang, quá chú trọng về vai vế, cấp bậc đã khiến cho các cuộc họp nhóm chỉ mang tính chất chiếu lệ. Nếu không phải là sự đồng thuận của những người có tình cảm với nhau thì lại là những xung đột mang tính riêng tư khiến nội bộ nhóm chia rẽ. Đây có lẽ là vấn đề sâu sắc nhất mà 1 đội nhóm cần phải vượt qua vì nó còn đang mang tính truyền thống.
  
• Chưa hiểu rõ khả năng của bản thân: Việc xác định lợi thế và yếu điểm cá nhân sẽ giúp cho mỗi thành viên tự tin và tích cực hơn trong công việc của nhóm. Không chỉ gây khó khăn cho người quản lý và các thành viên khác khi muôn kết nối và hợp tác, bạn còn tự giới hạn bản thân mình trong việc tìm ra những khả năng tiềm ẩn. Hãy biết cách thể hiện mình và đôi lúc đảm nhận các công việc đòi hỏi các kĩ năng mới để hoàn thiện bản thân.
• Thứ nhất ngồi ỳ, thứ nhì đồng ý: Điều này thường xuất hiện ở những cá nhân lười suy nghĩ. Họ không quan tâm đến vấn đề đang được bàn luận và tốt nhất để không mất lòng ai là đồng ý cái rụp. Chỉ khi bị phân công làm việc họ mới tỏ ra khó chịu và kết quả là không hoàn thành nhiệm vụ.
  
• Việc của nhóm không phải là việc của mình: Một tư tưởng luôn tồn tại trong đầu óc của phần lớn mọi người là khi công việc được phân công chung cho 1 nhóm nhỏ thì ai cũng nghĩ đó không phải là việc của mình. Vấn đề này chỉ thực sự được giải quyết khi các công việc cụ thể được trao quyền lợi và trách nhiệm cụ thể cho MỘT người nhất định.
• Mình luôn là số 1: Nhiều cá nhân luôn có suy nghĩ mình là người giỏi nhất và không cần lắng nghe người khác. Hoặc họ đưa ra ý kiến và không quan tâm đến các nhận xét khác, hoặc là họ ngồi im và nói chuyện riêng, xem như các thành viên khác đang bàn chuyện "vớ vẩn". Ngạn ngữ có câu "Ba ông thợ da bằng Gia Cát Lượng". Và thái độ của họ chỉ khép kín thêm cánh cửa đến với nhận thức mới cũng như tình cảm của mọi người.

5. LÀM THẾ NÀO ĐỂ XỬ LÝ CÁC VƯỚNG MẮC?

Việc giải quyết các vấn đề trên một cách triệt để rất khó khăn và đòi hỏi nhiều nghệ thuật sống. Ở đây tôi xin nêu ra một số giải pháp cơ bản như sau:

• Nâng cao kĩ năng quản trị nhóm: những thành viên thuộc ban quản lý cần năng động và tạo mối quan hệ tốt với tất cả mọi người. Các kĩ năng chính của người quản lý là nhìn nhận tổng thể, lắng nghe, quyết đoán và biết cách ủy thác.
• Nâng cao tinh thần tích cực bản thân: Mỗi thành viên đều cần hoàn thành nhiệm vụ để đạt được mục tiêu chung cũng như các mục đích riêng. Cấn khắc họ rõ các điểm này để mỗi cá nhân tham gia đóng góp trách nhiệm với tinh thần tích cực và nhiệt huyết.
• Nhẹ nhàng giải quyết mâu thuẫn: khi có bất đồng nội bộ diễn ra, cần làm rõ nguyên nhân sự việc. Tuyệt đối không nghiêng về 1 bên và gây chia rẽ nhóm. Khéo léo đưa ra các vấn đề đơn giản mà cả 2 bên dễ dàng chấp thuận để tìm ra tiếng nói chung. Hãy nêu ra những mục đích quan trọng và nhấn mạnh sự bắt buộc của việc hợp tác.
  
• Phát huy hiệu suất làm việc của từng thành viên: Mỗi cá nhân trong nhóm có phong cách, sở thích và khó khăn riêng. Hãy giành thời gian trò chuyện để thấu hiểu các điểm mạnh cũng như điểm yếu của họ. Nên tuyên dương những ý kiến và cố gắng của họ. Có thể đưa ra các mục tiêu đặc biệt để khuyến khích tinh thần khẳng định bản thân trong mỗi người. Có thể khả năng của thành viên sẽ tiến triển theo cấp số cộng nhưng hiệu suất làm việc nhóm sẽ tăng theo cấp số nhân đấy bạn ạ.

Làm việc nhóm là một quá trình tuyệt vời để rèn luyện nhiều kĩ năng cuộc sống cho bản thân. Vì vậy, để tạo ra một môi trường nhóm năng động, găn kết và hiệu quả đòi hỏi ý thức và sự đóng góp của mỗi cá nhân. Khi đã "nhập cuộc" tốt trong một nhóm nhỏ, bạn hoàn toàn có đủ khả năng để hòa nhập với cả xã hội, một môi trường nhóm cao nhất có thể đưa bạn vươn tới các ước mơ.